Od wejścia w życie słynnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r oraz Ustawy z 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych minęło na tyle dużo czasu, że straszenie dorosłych RODO przestaje już działać. RODO nie przyszło i nas nie zjadło. Co jednak nie oznacza, że – jako pracownicy uczelni – możemy lekce sobie ważyć powyższe dokumenty. Przeciwnie, w ramach naszych obowiązków służbowych w znakomitej większości odpowiadamy za prawidłowe przetwarzanie danych osobowych.
Stąd ponad rok temu pojawił się pomysł opracowania szkolenia dla pracowników AGH, które z jednej strony odczarowywałoby RODO, dając praktyczne rozwiązania, a z drugiej pozwalało przygotować ponad 4000 pracowników wyższej uczelni do pracy z danymi osobowymi.
Koncepcja szkolenia
Specjaliści od ochrony danych osobowych spotkali się z metodykami Centrum e-Learningu, aby wspólnie opracować koncepcję szkolenia z ochrony danych osobowych, które byłoby:
– krótkie,
– praktyczne,
– możliwe najmniej nudne i nie epatujące ponad potrzebę prawniczym żargonem,
– mocno osadzone w realiach uczelni,
– dostępne dla wszystkich bez względu na umiejętności techniczne czy sprzęt.
W rezultacie powstało szkolenie oparte o konkretne sytuacje problemowe i przypadki. Każdy moduł szkoleniowy zawiera część teoretyczną (odniesienie do konkretnych fragmentów dokumentów i wytycznych) oraz praktyczną – zadanie czy problem do rozwiązania. 48 przypadków dość dokładnie opisuje akademicką rzeczywistość w kontekście ochrony danych osobowych, przy czym w założeniu po każdej edycji z pytań zadawanych przez uczestników mogą powstać nowe moduły.
Przykładowo, uczestnicy otrzymali krotki opis sytuacyjny dotyczący monitoringu wizyjnego na terenie AGH. W kolejnym kroku odpowiedzieli na pytanie dotyczące warunków objęcia monitoringiem wizyjnym pomieszczeń uczelni. Informacja zwrotna do pytania zawierała nie tylko odpowiedź ale także krótkie odniesienie do stosownych dokumentów, takich jak Ustawa o Szkolnictwie Wyższym czy Kodeks pracy, które regulują sposób prowadzenia monitoringu wizyjnego. Tym sposobem zarysowany został szerszy kontekst wraz z wytycznymi.
Pilotaż
Gotowe szkolenie przetestowaliśmy na grupie 10 pilotów-oblatywaczy pracujących zarówno na stanowiskach administracyjnych, jak i dydaktycznych. Trochę baliśmy się czy Moodle nie przerazi tych uczestników, którzy nigdy nie mieli do czynienia z tym systemem, ale okazało się, że klarowna, wizualna instrukcja i czytelny podział modułów były wystarczające. Dzięki pilotażowi mogliśmy lepiej oszacować czas potrzebny do ukończenia szkolenia (między 2 a 4 godziny) oraz wyłapać nieścisłości. Poprawiliśmy też elementy wsparcia – takie jak tutorial czy przewodnik po szkoleniu – by lepiej odpowiadały na potrzeby “e-learningowych nowicjuszy”.
Wdrożenie
Zdecydowaliśmy się na realizację szkolenia w 3 edycjach, trochę z obawy przed potencjalnym nagromadzeniem dodatkowych pytań i ewentualnych problemów technicznych z logowaniem osób spoza puli nauczycieli akademickich. Nie było tak źle, choć wąskim gardłem okazało się integrowanie kont pracowników administracji z Uczelnianą Platformą e-Learningową.
2 osoby prowadzące szkolenie czuwały nad forum i rozwiązywały nadsyłane przypadki w sposób wnikliwy i precyzyjny. Dzięki aktywności uczestników, w kolejnych edycjach będzie można przygotować dodatkowe moduły oraz krótkie ściągawki przydatne w konkretnych sytuacjach, takich jak choćby organizacja konferencji. Automatyczne generowanie cyfrowego certyfikatu ułatwiło pracę i pozwoliło LABIm na ogarnięcie szkolenia od strony formalnej.
W rezultacie ponad 50% wszystkich pracowników i doktorantów wzięło udział w szkoleniu od 10 lipca do 29 października 2019 roku. To pierwsze takie szkolenie w AGH – online i dla wszystkich. Dzięki niemu RODO nie jest już czarną magią. Jest i inna korzyść – e-learning trafił tam, gdzie jego miejsce czyli do codziennej praktyki i uczenia się osób aktywnych zawodowo. Dzięki temu obowiązkowemu szkoleniu trudno będzie znaleźć w AGH osobę, która nie ma nic wspólnego z e-learningiem.
